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资源描述:
档案接收进馆标准一、全宗内档案进馆范围进馆的档案资料主要包括。
1.文书档案(永久、长期、30年)。
2.专门档案(档案馆与移交单位协商确定)。
3.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定)。
4.各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。
5、全宗卷二、接收标准总体要求。
进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。
全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。
(一)文书档案。
文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求。
立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。
齐全完整着重检查以下材料是否归档。
业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。
整理规范1.以“卷”为单位整理的文书档案⑴卷内文件目录。
需用耐久材料书写或计算机打印。
责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者。
全称或通用简称。
②文号。
包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名。
完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。
④日期。
“年月日”填写完整,如19871021⑵页号编写。
卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
⑶卷内备考表。
卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
⑷案卷封面。
项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章)。
②类别栏目暂空。
③案卷题名。
要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字。
④起止年月。
用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号。
不填写。
⑦封面右下角档号栏目。
全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。
⑸案卷装订。
案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐。
16开和A4混合可左下齐。
装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
卷内应剔除易锈蚀的金属物。
⑹案卷编号。
永久、长期分别从“1”开始编制。
2.以“件”为单位整理的文书档案⑴备考表。
每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。
⑵档案盒封面。
刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。
⑶档案盒盒脊。
项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写。
保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字。
盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。
⑷文件装订。
归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。
装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
⑸归档章。
归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。
(二)专门档案。
按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。
⑴专门档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。
⑵专门档案的装具应符合规范要求。
⑶档号的编制应符合规范要求。
⑷有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与管理科协商后再调整。
(三)照片档案。
按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。
⑴照片编号。
一册(卷)照片从“1”顺编流水号。
⑵文字说明。
一组照片要有总说明和分说明,总说明在一组照片第一张文字说明处填写,包括时间、地点、人物(姓名、单位、职务)、事由、背景、摄影者。
每张照片要分别拟写分说明,其中人物要注明在照片中的位置。
⑶卷内目录。
一组照片作为一份文件拟写题名,格式为“关于***(事由)的照片”。
⑷照片档案封面。
使用耐久书写材料规范、准确填写。
案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”,其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。
⑸案卷脊背。
同以卷为整理单位的文书档案。
(四)实物档案⑴实物档案分荣誉、印鉴、礼品(含纪念品、宣传品)三类。
⑵每一类实物按时间先后顺序排列,分别从“1”开始编制流水件号。
⑶在实物的统一位置粘贴档号标签,使用耐久书写材料填写。
⑷案卷目录编制。
①案卷号。
每件实物的编号。
②受奖单位。
填写立档单位。
③题名。
填写实物名称。
④授奖单位。
填写实物制作、颁发单位。
⑤授奖年度。
填写实物制作、颁发年度。
⑥期限。
不填写。
⑦类别。
填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。
⑧备注。
填写需要说明的事项。
(五)录像、录音、光盘档案⑴录像带、录音带、光盘按归档时间排列,分别从“1”开始编写流水盘号。
⑵录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面,封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像(音)”。
⑶录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”。
光盘封面格式见日照档案信息网。
⑷影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号,档号填写格式为“全宗号目录号-盘号”。
⑸上述档案进馆单位应向市档案馆移交两套。
(六)检索工具档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。
其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。
进馆目录统一用A4纸打印,打印封面,封面注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。
(七)全宗卷按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理,内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。
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1.文书档案(永久、长期、30年)。
2.专门档案(档案馆与移交单位协商确定)。
3.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定)。
4.各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。
5、全宗卷二、接收标准总体要求。
进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。
全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。
(一)文书档案。
文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求。
立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。
齐全完整着重检查以下材料是否归档。
业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。
整理规范1.以“卷”为单位整理的文书档案⑴卷内文件目录。
需用耐久材料书写或计算机打印。
责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者。
全称或通用简称。
②文号。
包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名。
完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。
④日期。
“年月日”填写完整,如19871021⑵页号编写。
卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
⑶卷内备考表。
卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
⑷案卷封面。
项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章)。
②类别栏目暂空。
③案卷题名。
要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字。
④起止年月。
用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号。
不填写。
⑦封面右下角档号栏目。
全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。
⑸案卷装订。
案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐。
16开和A4混合可左下齐。
装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
卷内应剔除易锈蚀的金属物。
⑹案卷编号。
永久、长期分别从“1”开始编制。
2.以“件”为单位整理的文书档案⑴备考表。
每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。
⑵档案盒封面。
刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。
⑶档案盒盒脊。
项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写。
保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字。
盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。
⑷文件装订。
归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。
装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
⑸归档章。
归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。
(二)专门档案。
按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。
⑴专门档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。
⑵专门档案的装具应符合规范要求。
⑶档号的编制应符合规范要求。
⑷有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与管理科协商后再调整。
(三)照片档案。
按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。
⑴照片编号。
一册(卷)照片从“1”顺编流水号。
⑵文字说明。
一组照片要有总说明和分说明,总说明在一组照片第一张文字说明处填写,包括时间、地点、人物(姓名、单位、职务)、事由、背景、摄影者。
每张照片要分别拟写分说明,其中人物要注明在照片中的位置。
⑶卷内目录。
一组照片作为一份文件拟写题名,格式为“关于***(事由)的照片”。
⑷照片档案封面。
使用耐久书写材料规范、准确填写。
案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”,其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。
⑸案卷脊背。
同以卷为整理单位的文书档案。
(四)实物档案⑴实物档案分荣誉、印鉴、礼品(含纪念品、宣传品)三类。
⑵每一类实物按时间先后顺序排列,分别从“1”开始编制流水件号。
⑶在实物的统一位置粘贴档号标签,使用耐久书写材料填写。
⑷案卷目录编制。
①案卷号。
每件实物的编号。
②受奖单位。
填写立档单位。
③题名。
填写实物名称。
④授奖单位。
填写实物制作、颁发单位。
⑤授奖年度。
填写实物制作、颁发年度。
⑥期限。
不填写。
⑦类别。
填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。
⑧备注。
填写需要说明的事项。
(五)录像、录音、光盘档案⑴录像带、录音带、光盘按归档时间排列,分别从“1”开始编写流水盘号。
⑵录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面,封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像(音)”。
⑶录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”。
光盘封面格式见日照档案信息网。
⑷影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号,档号填写格式为“全宗号目录号-盘号”。
⑸上述档案进馆单位应向市档案馆移交两套。
(六)检索工具档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。
其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。
进馆目录统一用A4纸打印,打印封面,封面注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。
(七)全宗卷按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理,内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。
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